Rekisteriseloste (IGDA Finland ry)
1. REKISTERINPITÄJÄ

IGDA Finland ry

2. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ

Yhdistyksen hallituksen jäsenet. Rekisteritietoja säilyttävät sihteeri ja puheenjohtaja sekä jäsenmaksutietojen osalta myös rahastonhoitaja. Yhteystiedot löytyvät igda.fi sivulta.

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN / REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Jäsentietojen ja jäsenmaksutietojen käsittely ja seuranta sekä jäsenistöä koskevien tilastojen muodostaminen.

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN / REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

Jäsentietojen ja jäsenmaksutietojen käsittely ja seuranta sekä jäsenistöä koskevien tilastotietojen saaminen. Yhdistyksen toiminta, kuten jäsentiedotteiden lähettäminen, yhteydenpito jäseniin ja kokouskutsujen tiedoksi antaminen jäsenille edellyttävät kyseisten tietojen käsittelyä, joten kyseisten rekisterien muodostaminen on tarpeellista ja asianmukaista.

5. REKISTERIN NIMI

Jäsentieto-ja jäsenmaksurekisteri.

6. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Nimi, yhteystiedot, syntymävuosi, tieto siitä, maksaako jäsen täyden jäsenmaksun tai yhdistyksen hyväksymillä perusteilla alennetun jäsenmaksun sekä tieto jäsenmaksun suorittamisesta tai suorittamatta jäämisestä. Lisäksi rekisteriin kirjataan tieto siitä, voidaanko yhdistyksen tiedotteet lähettää henkilölle sähköpostitse.Käsiteltävät tiedot eivät ole arkaluontoisia henkilötietoja. Käsiteltävät tiedot ovat tarpeellisia yhdistyksen toiminnan kannalta ja niillä on asiallinen yhteys yhdistyksen toimintaan.

6a. REKISTERIN TIETOLÄHTEET / SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilö itse on jäsen- ja jäsenmaksutietojen tietolähde. Lisäksi yhdistyksen jäsenmaksureskontra toimii tietolähteenä, johon perustuvat tiedot myös ovat peräisin henkilöiltä itseltään.

7. HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET / SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

IGDA Finlandin kautta IGDAn jäseneksi liittyvät saavat samalla kaikki maailmanlaajuiset IGDA-edut. Tästä syystä lähetämme jäsentiedot Igda Central organisaatiolle (IGDA Finlandin emo-organisaatio).

8. REKISTERIEN SISÄINEN KÄYTTÖ

Tiedot jäsenistä ja jäsenmaksun suorittaneista yhdistyksen toimintaa varten ja jäsenmaksujen seurantaa varten sekä jäsenistöä koskevien tilastotietojen kerääminen ja muodostaminen.

8a. REKISTERIN SUOJAAMINEN

Tietoja käsittelevät vain yhdistyksen hallituksen jäsenet. Jäsenrekisterivastaava säilyttää henkilörekisteriasiakirjat huolellisesti ja muutoinkin huolehtii niiden suojaamisesta ja muusta käsittelystä henkilötietolain edellyttämällä tavalla. Vastaavasti rahastonhoitaja säilyttää jäsenmaksurekisteritietoja huolellisesti ja muutoinkin huolehtii niiden suojaamisesta ja muusta käsittelystä henkilötietolain edellyttämällä tavalla.

9. REKISTERIEN YHDISTÄMINEN

Jäsenyystiedot ja reskontrasta saatavat jäsenmaksutiedot voidaan yhdistää, jotta yhdistyksen on mahdollista saada tieto jäsenmaksun suorittaneista jäsenistä.

10. HENKILÖREKISTERIEN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN

Jäsenrekisterinhoitaja säilyttää jäsenrekisteritiedot ja rahastonhoitaja jäsenmaksutiedot lukitussa kaapissa. Henkilön jäsenyyden päättyessä tämän henkilötiedot hävitetään välittömästi. Yhdistyksen toiminnan mahdollisesti päättyessä kaikkien jäsenten henkilötiedot hävitetään viipymättä, kun niitä ei enää tarvita yhdistyksen toiminnan päättämistoimenpiteiden loppuunsaattamisessa.

11. REKISTERÖIDYN INFORMOINTI

Rekisteriseloste on löydettävissä yhdistyksen kotisivuilta osoitteessa www.igda.fi. Rekisteriselosteesta saa tietoja myös sähköpostitse members@igda.fi. Yhdistyksen kotisivujen jäsenlomakesivulla viitataan rekisteriselosteeseen.

12. REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS

Rekisteröidyn tarkastusoikeus on henkilötietolain mukainen. Henkilötietolaki (http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990523) on oheistettu tämän rekisteriselosteen liitteeksi. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä yhdistyksen puheenjohtajaan, sihteeriin tai rahastonhoitajaan ja pyytää rekisteröityä itseä koskevien rekisteritietojen tarkastusta mielellään hyvissä ajoin ja ainakin muutamia päiviä ennen pyytävän toivomaa tarkastushetkeä. Tarkastusmahdollisuus pyritään varaamaan mahdollisimman pian yhteydenotosta ja tarkastuspyynnön esittämisestä.

13. TIEDON KORJAAMINEN

Henkilötiedon korjauspyynnöt esitetään puheenjohtajalle, sihteerille tai rahastonhoitajalle sähköpostitse members@igda.fi Virheelliset tiedot korjataan välittömästi, kun virhe on havaittu tai siitä on ilmoitettu. Vanhentuneet tiedot poistetaan myös välittömästi, kun tiedon vanhentuminen on havaittu tai siitä on ilmoitettu.

14. REKISTERIHALLINNON JÄRJESTÄMINEN

Hallitus seuraa rekisteritietojen lainmukaista ja asianmukaista käsittelyä. Rekisteritoimintoja hoitavat sihteeri ja rahastonhoitaja.

15. NIMETÄÄN REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ

Jäsenrekisterivastaava ja rahastonhoitaja.

15a. REKISTERISELOSTEEN LAATIMINEN JA SAATAVILLA PITÄMISEN TAPA

Rekisteriseloste on löydettävissä yhdistyksen kotisivuilta osoitteessa www.igda.fi. Rekisteriselosteesta saa tietoja myös puheenjohtaja tai sähköpostitse members@igda.fi.

16. SEURANNAN JÄRJESTÄMINEN, ONGELMISTA JA PUUTTEISTA

ILMOITTAMINEN

Hallitus seuraa rekisteritietojen lainmukaista ja asianmukaista käsittelyä. Mahdollisista ongelmista ja puutteista voi ilmoittaa IGDA Finland ry:n members@igda.fi.